De factureringsfunctionaliteit van PolderSoft Ledenadministratie biedt een gestructureerd proces voor het beheren van contributies en betalingen. Het proces omvat
het aanmaken van factuur/incassoruns
het genereren van factuurregels
het aanmaken van betaallinks
het versturen van facturen per email
het creëren van PAIN-bestanden voor automatische incasso's.
Incassorun aanmaken
Een incassorun is een verzameling van te incasseren bedragen bij leden. Het aanmaken van een incassorun omvat het selecteren van de te factureren leden en het specificeren van de bijbehorende bedragen.
Incassoregels aanmaken
Na het opzetten van een incassorun worden incassoregels gegenereerd. Deze regels bevatten details zoals het te incasseren bedrag, de vervaldatum en de betalingsreferentie voor elk lid.
PAIN-bestand aanmaken
Voor het uitvoeren van automatische incasso's wordt een PAIN-bestand gegenereerd. Dit bestand, conform de SEPA-standaard, wordt ingelezen door de bank om de incasso's uit te voeren.
Selectieve incasso
Het systeem biedt de mogelijkheid om een specifieke selectie van leden te incasseren, gebaseerd op criteria zoals lidmaatschapstype of betalingsachterstand.
Door deze stappen te volgen, kunnen organisaties efficiënt contributies innen en betalingen beheren binnen de PolderSoft Ledenadministratie.
Nadat voor ieder lid de abonnementsregels ingevoerd / aangemaakt zijn kunnen er facturen gemaakt worden.
Dit kan gedaan worden door periodiek een factuurrun toe te voegen, bv. ieder kwartaal om nog niet betaalde abonnementen te kunnen innen.
In een factuurrun worden alle openstaande posten verzameld in 1 of meerdere factuurregels.
De aangemaakte factuurregels zijn zichtbaar per factuurrun.
Het factureren heeft tot gevolg dat er betalingen gedaan worden welke in het systeem geregistreerd worden.
Iedere abonnementsregel heeft uiteindelijk 1 of meerdere betalingen waarmee het openstaande bedrag voldaan wordt.
Een factuurrun heeft meerdere tabbladen :
Factuurrun
Omschrijving
Peildatum
Datum waarop gepeild wordt of de post (abonnementsregel) open staat.
Betaalwijze :
Factuur of
Incasso
Uitvoeren
Datum waarop de incasso uitgevoerd wordt bij de bank
Er zijn meerdere knoppen :
Toevoegen
PDF
Er kan 1 verzamel PDF aangemaakt worden waarin alle afzonderlijke facturen per lid staan.
Deze PDF kan afgedrukt worden als de facturen per post verstuurd moeten worden.
Email
Om facturen (met of zonder PDF-bijlage) te emailen
PAIN bestand
Om een incasso-bestand aan te maken welke naar de bank uploaded kan worden
Betaallinks
Om betaallinks (IDeal) aan te maken van de factuurregels zodat deze in een email opgenomen kan worden
Verwerken
Om een incasso-bestand te verwerken tot betalingen.
Selectie
Om een selectie te kunnen maken welke openstaande abonnementsregels geselecteerd moeten worden.
Zie ook :
Een bepaalde selectie incasseren
Templates
Iedere factuurrun heeft templates voor :
Email-bericht
Document|
Als PDF bijlage bij een email of om de pdf af te kunnen drukken en per post te versturen
